就業規則作成

就業規則の体系図~就業規則に矛盾が生じて困っています

「就業規則に矛盾が生じてしまっています。
自社で対応できなくなったので専門家に一度みて欲しい。」

このようなご相談はとても多いです。

総務部や人事部がきちんとある会社が多いですね。

大抵の場合、法改正の度に、自社で
就業規則の変更(見直し)をし
定額残業代など新しい制度を導入する際に変更をし・・・
という形で変更を繰り返して、

「あれっ、この条文とこの条文って矛盾しているよね」

「それより、この条文は、なんで入れたんだっけ?」

「会社を辞めたAさんが作ったからわからないな」

「マイカー通勤を規定したいけど、どこに入れたら良いんだ?」

「マイカー通勤を規定するなら社有車の規定も必要じゃないか?」

というようなことになることが多いようです。

しかし、なぜ、このようなことが起きるのでしょうか?

これは、会社規則の体系を意識せずに
作成したことに原因があります。

就業規則の体系を考えずに作成すると、
就業規則を変更する際に
どこ(どの条文)を変更してよいか?
又は、どこに条文を入れて良いか?
わからなくなります。

本にも目次があります。就業規則にも目次(体系)が必要です!

 

 

 

 

 

 

本を書く際に、自分の書きたいことを
1ページ目から書き始める人はいないでしょう。

本にはきちんと章立てがあり
その章立てには意味があります。

それが本の体系になります。

会社規則にも体系があるのです。

きちんとした体系の元で就業規則を作成すれば、
このようなことは起きません。

ぜひ、体系を重視して就業規則の作成
を行ってください。

もし、現在、体系がきちんとしていない場合には
体系から全面リニューアルする必要があります。

なお、就業規則の体系図を作成して欲しい
とよく言われますが、

会社規則の体系図を作成しなくても
就業規則の条文の目次がその役割を果たします。

条文の目次を大切にして作成してみてください。

最後まで、お読みいただきありがとうございました。

関連記事
就業規則の作成は自社で作成したという会社様へ

「従業員に就業規則の見直しをうまく説明できません」

タイトルにあるようなお悩みの経営者はとても多いです。

もちろん、就業規則は会社が作成するものですので、
そして、その内容を従業員の皆様に周知すれば
法的にも有効になります。

従業員の代表者の意見を聞かないといけませんが、
従業員の同意は不要です。

なお、就業規則の見直しが労働条件の不利益変更になると
お話は変わってきます。

就業規則の不利益については以下の記事をお読みください。
従業員の労働条件を就業規則で従業員の不利益に変更することはできるのか?

しかし、仮に、就業規則の変更に
従業員の同意はいらなくても、

従業員の皆様の反発を受けることなく
説明したいという経営者の方は本当に多いです。

従業員の方にご説明する際には
「なぜ、そのルールがあるのか?」
「なぜ、必要なのか?」
についても従業員の方へ
ご説明することが重要です。

このブログで繰り返し書いている通りです。

従業員の方々にルールの必要性を認識してもらうことで、
ルールを押し付けられたものとしてではなく
自分のものとして考えていただくように
なってもらうことが会社にとっても1番です。

例えば、「基本的に45時間を超えて残業をしてはいけない」
ということにしたとします。

理由は会社ごとに違うでしょうが、
例えば、ある会社では以下のような理由
から45時間までとしたとします。

「36協定に特別条項をつけていないために
法律上45時間以上時間外労働をさせることができない」

この理由を従業員の皆様にきちんとご説明するのと、
単に「45時間を超えて残業をしてはいけない」
という結論だけをお伝えするのでは
大きな違いにならないでしょうか?

もし、このようなご説明を欠くとどうなるでしょうか?

「うちの会社は45時間までしか
残業代を支払いたくないらしい!」

そのようなメッセージが伝わってしまいます。

就業規則見直しの際に、
きちんとした説明があるのとないのでは
全く違ってきます。

ちょっと説明がうまくないかなと思うケースが多く
トラブルになってしまっていることが多いと感じます。

最後まで、お読みいただきありあがとうございました。

就業規則とは何か?

そもそも就業規則とは何でしょうか?

就業規則とは会社と労働者全体の契約書です。
職場の規則、守るべきルールがありますよね。

それを契約書のレベルにまで高めたもの。

そうお考えください。

雇用契約書があるではないか?

そうお考えの方もいらっしゃるかと思います。

雇用契約書 労働者個人と会社の契約書
就業規則 労働者全体と会社の契約書

このように対比するとわかりやすいかもしれません。
あくまでもイメージです。

( わかりやすさを優先させているために、
多少厳密さにかける点はご了解ください )

しかし、就業規則とは法律の内容を書くものだと
思ってらっしゃる方がいます。

確かに、就業規則に記載しないといけないこと
が法律で定められています。

絶対的記載事項といわれるものです。

それは、確かに、年次有給休暇などのように
労働基準法に記載があるものもあります。

しかし、就業規則は 労働基準法を
書くものではありません。

御社の就業規則の1条~3条までに
次のような内容の条文がないかを
チェックしてみてください。

「この就業規則に記載のない事項については
労働基準法その他の法律による」

この条文がある就業規則は、
就業規則には法律を書くものではない
(契約の内容を書くものである)
ということをご理解していないで
作成された可能性があります。

考えてもみてください。

就業規則に記載があろうがなかろうが、
法律を守らなければならないのは当然です。

記載するのは契約の内容なのです。

就業規則に記載しなければならない事項
が漏れていてはいけないという理由から
記載しているのかもしれませんが、

そもそも就業規則に記載
しなければならない事項が
もれていて良いわけがありません。

もし、この条文がある場合には、
御社の就業規則が従業員の皆様との契約書
といえるものになっているかどうかを
チェックしてください。

単にこの条文を削除すればよい
というものではないと思います。

なお、就業規則に会社のルールを記載していますよね。

これは、どういうことでしょうか?

そうです。

そのルールも従業員が守らないといけない
契約の内容になっているということです。

最後に、労働基準法106条では、
就業規則のほか、労働基準法及びこれに基づく命令の要旨も
社員に周知しなければならないと定められています。

(第106条)法令等の周知義務
使用者は、この法律及びこれに基づく命令の要旨、就業規則、第十八条第二項、第二十四条第一項ただし書、第三十二条の二第一項、第三十二条の三、第三十二条の四第一項、第三十二条の五第一項、第三十四条第二項ただし書、第三十六条第一項、第三十七条第三項、第三十八条の二第二項、第三十八条の三第一項並びに第三十九条第四項、第六項及び第七項ただし書に規定する協定並びに第三十八条の四第一項及び第五項に規定する決議を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によつて、労働者に周知させなければならない。

このことから法律の内容を就業規則に書く会社が多い
のかもしれません。

しかし、そもそも就業規則とは何か?という視点は忘れないでください。

最後まで、お読みいただきありがとうございました。

就業規則の作成は自社で作成したという会社様へ

今回、ホームページを改定するにあたり
当事務所の就業規則の特徴的な点は何かを考えました。

ただ、ホームページにあれもこれも書くと
ごちゃごちゃしてわかりずらくなるので
ブログに書かせていただきます。

就業規則の業務を社会保険労務士にご依頼する場合の基準としても
お役に立つと思います。

就業規則は自社で作成したいという会社様はとても多いです。

ただ、自社で作成したがために実態に合わない内容となってしまったり、

深い意味のない1行を設けてしまったために
後々大きな問題となってしまったりすることはあります。

深刻な状態になって当事務所にお越しになる会社様も少なくありません。

ですので、自社で作成したいという会社様も
1度は当事務所で一緒に作成していただければと思います。

当事務所で一度作成していただければ、その後の変更は自社でできるようになります。

理由は、当事務所で一度就業規則の作成・見直し(変更)を行えば、
作業の過程で、「なぜこの条文はこういう表現になっているのか?」
「何がポイントなのか?」といったことの解説する中で
「労務問題解決の思考」を身につけていただけるからです。

その結果、自社で対策を講じることが可能になるのです。

もちろん、口頭での説明だけではなく
就業規則に解説書(コメント)をつけさせていただきます。

一般的には、解説と言うと判例や通達ばかりです。

もちろん、それも重要です。

たった一つの通達で会社の制度が大きく変わるということもあるからです。

しかし、解説をつけても通達や判例といった調べればわかること
だけでは意味がないと思います。

本当に必要なのは「なぜ、この1文が就業規則にあるのか?」
「その条文のポイントは何か?」だと思います。

これらを学ぶことで経営者・人事労務担当者が自信をもってご説明出来たり、
何か質問をされたり問題が起こっても自信をもって対応できるようになるのです。

それで初めて、安心と自信が得られます。

また、当事務所では体系を重視します。

場当たり的に条文を追加していくことにより
後々矛盾点が生じてしまうことは良くありますが、

当事務所で一緒に作成していただければ、
そのようなことはなくなりますので、
自社で見直しをすることが容易になるのです。

就業規則の体系図を作成して欲しいというご依頼
をよくいただきますが、

就業規則には目次をつけますのでご安心ください。

ただ、そうは言っても諸般の事情からどうしても自社で作成したいという会社様は
7つのポイントを押さえてください。以下の記事で書いています。
就業規則の作り方のポイント ~ここだけは抑えておきたい7カ所

その7カ所をメールセミナーでまとめた6つの観点で作成してみてください。
労務問題解決の思考を手に入れるために必要な6つの観点
労務問題をこじらせない6つの鍵を手に入れる就業規則メールセミナー

最後まで、お読みいただきありがとうございました。

関連記事
就業規則の体系については以下の記事を合わせてお読みください。
就業規則の体系図 ~就業規則に矛盾が生じて困っています!
就業規則を運用するためには解説書は必要です!

就業規則作成後、ワードファイルでいただいてますか?

外部の専門家に就業規則の作成をご依頼いただく際に、
必ずご確認いただきたいことがあります。

「就業規則をWordファイル等のデータでいただけますか?」

必ず確認してください。

顧問のお客様であれば紙ベースでよいと思います。

何か就業規則を変更したいことが起きたときには
顧問社労士にお願いすれば対応してくれるでしょうから。

細かな変更まで全てやってくれるはずです。

しかし、就業規則の作成のみを
スポットでご依頼したときに、
紙ベースでお渡しされたらどうなるでしょう?

その後、自社で容易に変更できませんよね。

ページ数の多い就業規則をデータに入力し直す
という大変な作業が必要になります。

改訂作業やちょとした直しについて
自社で行えるようにするためにも
必ずデータでいただくことが必要です。

お客様のためを考えたら
データでお渡しするはずです。

同様の理由から就業規則をPDFのみで
お渡しするというのもどうかと思います。

必ず事前に確認をしておいた方がよいでしょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。

就業規則を運用するためには解説書は必要です!

外部の方に就業規則作成してもらった際に
一緒に必要なものはなんでしょうか?

御社では何が欲しいでしょうか?

私は解説書が必要だと考えています。

就業規則は会社と従業員全体との契約書ですので、
やはり少し難解な部分があります。

法律のことが絡みますからね。

難しい制度もあります。

何の説明もなく就業規則だけを渡されても
意味がわからない部分もあると思います。

そもそも、どのようなサービスを受けても
必ず解説書がついてきます。

しかし、なぜか、法律業に関しては
解説書が付いてこないことが多いです。

私はずっとそれが疑問でした。

解説書のない家電製品なんて
ありえるでしょうか?

取扱い説明書がなければ、
就業規則の運用ができません。

社会保険労務士に就業規則の作成を依頼する際には、
必ず「作成後、自社で運用できるように
解説書みたいなものはついてきますか?」
とお聞きするようにしてください。

無料での相談を数か月というのでは
私は足りないと考えています。

その後、どうするのでしょうか?

最後まで、お読みいただきありがとうございました。

関連記事
就業規則は1行が大切です

就業規則を提出する際に必要になる従業員代表の意見書とは?

就業規則作成して労働基準監督署に届け出る際に
従業員の過半数代表者の意見書も
提出しないといけないことになっています。

この意見書について誤解してらっしゃる方が
多いようですのでご説明させていただきます。

意見書については、労働基準法90条に
就業規則の作成手続として規定があります。

労働基準法90条(作成の手続)
➀使用者は、就業規則の作成又は、変更について、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合にはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を組織する者の意見を聴かなければならない。
➁使用者は、前条の規定により届出[就業規則の届出]をなすについて、前項の意見を記した書面を添付しなければならない。

就業規則を作成、又は変更した際には、
従業員代表の「意見を記した書面」(労働基準法90条2項)を
添付して提出することが求められています。

これを一般的に「意見書」と呼ばれます。

ポイントは、従業員の「同意」が求められているわけではなく、
「意見を聴かなければならない」となっている点です。

つまり、従業員の代表者の意見書を添付した際に、

「反対します」
「ルールが厳しすぎます」
「退職金制度を設けてほしいです」

等の反対意見が書かれた意見書を提出したとしても
法的には問題はないということです。

労働基準監督署で受け付けてくれない
なんてことはありません。

法律で「意見を聴けばよい」となっていること
を不思議に思われる方が多いようです。

その理由は、そもそも、就業規則(会社のルール)は
会社が作成するものだからです。

労働基準法89条に就業規則の作成・届出義務の条文があります。
ご覧ください。

労働基準法89条(作成及び届出の義務)
使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。

作成しなければならない主語は使用者となっていますよね。

つまり、就業規則を作成・変更するのは会社であって、
その作成の手続として従業員の代表に意見を
聴かなければならないという流れになっているのです。

なお、就業規則は会社が作成するものですが、
その内容を従業員に不利益に変更する場合には
従業員の同意が必要になってくることがあります。

しかし、労働基準法には、就業規則を従業員の不利益に
変更してはいけないという条文はないので、
それは、最終的には民事の裁判で争う問題です。
就業規則の不利益変更については以下の記事を合わせてお読みください。
従業員の労働条件を就業規則で従業員の不利益に変更することはできるのか?
最後まで、お読みいただきありがとうございました。

関連記事
労働者の同意を得ても無効なこと
就業規則の従業員説明会とは何ですか?

会社の業績をアップさせる就業規則の作り方

会社の業績をアップさせるには
どうしたら良いでしょうか?

言うまでもなく優秀な社員が
増えることでしょう。

それに、異論はないと思います。

御社の社員教育はうまくいっているでしょうか?

社員教育がうまくいっている会社といっていない会社を
見分けるのはかんたんです。

例えば、大勢の前でプレゼンを使用としている部下に
以下のようなアドバイスをしていないでしょうか?

「緊張をするな!リラックスをしろ」
「声は腹から声を出しなさい」

多く見かける光景です。

これらのアドバイスは教育ではありません。

なぜでしょうか?

言われた方の気持ちになってみてください。

「そんなことはわかっています。
それができないから困っているんです」

こう言いたくなりますよね。

わかっているけどできない。

それは誰にでもあります。

そんなアドバイスをされたら、
かえって自信を喪失します。

このようなアドバイスならしない方が
ましなぐらいではないでしょうか?

社員教育がうまくいっている会社は
以下のようなアドバイスをしています。

「一人一人の顔を見ながら話しなさい」
「声を出すときはお腹に力を入れて話なさい」

先ほどのアドバイスとの違いは
おわかりでしょうか?

こちらのアドバイスならやろうと思えば、
今すぐにでもできます。

なぜなら、具体的な行動についての
アドバイスだからです。

それが先ほどのアドバイスとの違いです。

そして、実は、最初の2つと後の2つは
同じ内容のアドバイスです。

どうして同じアドバイスなのかは
考えてみてください。

これらの優秀な社員を育てる行動をリスト化します。

そして、就業規則の中に盛り込みます。

これで優秀な社員を育てる就業規則、
つまり業績アップの就業規則(会社規程)になります。

もちろん、この行動リストのみを冊子にして
社員教育に使っても良いですし
実際にご提供しています。

しかし、就業規則の中に盛り込み
契約とすることによって
より効果的になります。

ホームページでも書いています。
ご興味があればお読みください。
コンピテンシー研修

就業規則作成の目的は会社によって様々です。

就業規則作成のメリットは何かと
聞かれることも多いですが、

会社の目的を達成するための
手段が就業規則に過ぎません。

ぜひ、有効活用してみてください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

就業規則作成の料金は無料です

就業規則の費用・報酬・値段はいくらですか?
と聞かれると数十万円+消費税です。

そう答えざるをえません。

しかし、当事務所では就業規則作成自体は無料です

どういうことでしょうか?

お値段のところにも書いてありますが、
当事務所の仕事は会社が抱えている
人事・労務の課題解決です。

例えば、長時間労働を抑制する、残業代削減、無理をしない退職金制度、
権利ばかり主張し義務をはたさない従業員に困っているなどです。

当事務所の仕事は会社が抱えている
これらの課題を解決することです。

そのコンサルティングが仕事です。

就業規則はその会社が抱えている問題を
解決するための手段にすぎません。

手段に過ぎないと言うか、
解決するのに必要なのです。

だから、無料でおつけするのです。

そういうスタンスです。

就業規則という紙の束が商品ではないのです。

なお、この「就業規則は無料でおつけします」
というスタンスについてですが、

会社の課題を解決することができる
という強い信念を持っているからこそ、
言えることだと自負しています。

就業規則というものに価値を見出すのではなく、
会社の課題を解決するということに
価値を見出して欲しいと思っています。

御社が抱えている課題を解決することに
数万円の価値しかないでしょうか?

会社が抱えている課題を解決しようとしているのに
新入社員の1か月のお給料+経費より
価値がないでしょうか?

そんなことはないと思います。

しかし、今は困っていないけど
(過去に困ったこともないけど)
何か困ったことが起きたときに備えるために
数十万円の額を出すというのは難しい
会社も多いと思います。

7つの習慣でいうところの
緊急かつ重要な課題をいくつも抱えているのに、

緊急ではないが重要なリスクに備えましょう
といっても難しいでしょう。

当事務所では、会社が抱えている
人事・労務に関する課題を解決したうえで

なおかつ、将来起こるかもしれない
リスクにそなえる就業規則を作成しています。

この就業規則は無料でお付けしますというスタンスは
2013年の秋から打ち出しました。

また、このコンセプトも明確にするために商標を取得しました。

最後まで、お読みいただきありがとうございました。

追記
2015年6月に料金を大幅に値上げさせていただきました。
その理由はこちらの記事に書いています。
合わせてお読みください。
就業規則の報酬の相場っていくらですか? ~現在、料金を見直しています

IT企業の就業規則~裁量労働制、休職制度、職場復帰プログラム

業種ごとに働き方は変わってきますよね。
IT企業には特有の問題があります。

私の事務所はIT企業からの就業規則作成
のご依頼が非常に多いです。

一番はシステムエンジニア
がいらっしゃることですね。

システムエンジニアを雇用している
IT企業では専門業務型裁量労働制を
採用することが多いです。

専門業務型裁量労働制は
採用することができる業種
が法律で定められています。

そのうちの一つの業種が
システムエンジニアです。

裁量労働制は何時間働こうが
「労使協定で定めた時間働いたものもみなす」
ことができると労働基準法で認められた制度です。

専門業務型裁量であるということになれば、
実際に何時間働いたかにかかわらず、

労使協定で定められた時間を
働いたものとみなすことができます。

年俸制は会社にとって
良いことはない制度なので、
お勧めしておりませんが、

この専門業務型裁量労働制を
採用するのであれば、

年俸制も意味のある制度に
なってきます。

なぜなら、賃金を年額で決めることが
可能になるからです。

しかし、きちんと運用をしていないと
そもそも専門業務型裁量労働制とは認められず、

実際に働いた時間分の残業代を
請求されたりしますのでご注意ください。

何らかの理由で専門業務型裁量労働制を
導入したくないというIT企業でも、

代わりに他の制度を導入したい
という会社も多いです。

そうすると、やっぱり就業規則等の整備
が必要になってきますので、

「複雑なので専門家に頼もう」
ということになるようです。

また、普段、会社のシステムを
つくっていらっしゃるので、

就業規則という会社の制度・ルールも
きちんと整備するということが当たり前
というお考えになるのかもしれません。

また、パソコンに向かって仕事をするので、
メンタルヘルスの問題が他の業種に比べて
圧倒的に多いです。

私は医師でもなければ
カウンセラーでもありません。

メンタルヘルスに関しては
会社の制度を整備することが仕事になります。

具体的には休職・復職制度ですね。

休職・復職制度の整備も必要ですので
依頼をよく受けます。

復職する際の職場復帰プログラム
などの制度を作りたいというご依頼もあります。

ただ、同業者の知人・友人に聞いてみても、
IT企業が特に多いというわけでもないようので、
当事務所の特徴なのかもしれませんね。

最後まで、お読みいただきありがとうございました。
年俸制のデメリット~ほとんどの人が知らない年俸制の怖い話