年次有給休暇の管理方法~年次有給休暇が5日義務化されてどう管理していくか?

年次有給休暇が大きく変わりました。

働き方改革の一環です。

しかし、会社にぴったりの有給休暇制度の
管理方法を導入するのは意外と難しいようです。

非常に多くのご質問をいただきますので、
まずは改正の内容の概略のお話をして
その後、どのような実務対応をしていったらよいのか?
について書かせていただきます。

年次有給休暇の改正の概要

今回の改正の概要は厚生労働省のリーフレットに以下のようにあります。

年次有給休暇は 、働く方の心身のリフレッシュを図ること目的として、原則として、労働者が請求する時季に与えることとされています。しかし、同僚への気兼ねや請求することのためらい等の理由から、取得率が低調な現状にあり、年次有給休暇の取得促進が課題となっています。このため、 今般労働基準法が改正され2019 年4月から、 全ての企業において、年 10日以上の年次有給休暇が付与される 労働者(管理監督者を含む)に対して、年次有給休暇の日数のうち年5日については、使用者が時季を指定し取得させることが義務付けられました

この文章に今回の改正の内容がコンパクトにまとめられていると思います。

今までは、「請求をされたら与える必要がある」という義務でした。

しかし、これからは請求をされなくても
年5日は年次有給休暇を与えないといけなくなりました。

取得させることが義務付けられたのです。

使用者が時季を指定してです(年5日の時季指定義務)。

これが多きな改正点です。
ご存じの通りです。

そして、この5日の中には以下の日数を含むことができます。

労働者が請求して取得した日数の年休
計画的年休

従業員ご本人が自分で取得したに数も含めることができます。

なぜかと言うと、今回の法改正は、
年5日の年次有給休暇の確実な取得が目的だからです。

年5日取得していない社員をゼロにするということです。

年次有給休暇の管理方法

「誰が」「いつまでに」5日の年次有給休暇を
取得しなければならないかを管理しないといけません。

しかし、実際にやってみるとわかりますが、

「年5日の年休を与えよう!」と思っても
管理をしようとしたら意外と難しいです。

特に、今まで年5日有給休暇を
取得してこなかった会社です。

そういう社員が何十人といたら
もう大変です。

そこで、これは、管理の工夫が必要です。

法律通りの基準日に年次有給休暇を付与

法律通りの基準日で付与すると、入社日が異なるために、
「いつまでに」が社員ごとにバラバラになります。

管理が大変です。

全員一律の基準日(例えば、4月1日)で統一

そこで、管理を簡単にするために、全員一律の基準日(例えば、4月1日)
として統一したらどうなるでしょうか?

新規一括採用が多くて、社員数が多い会社は
このようにしてる会社が多いですよね。

付与義務の重複期間の問題

この扱いをすると、

年5日の付与義務の重複期間(ダブルトラック)
という問題が生じます。

詳しくご説明します。

2019年4月1日入社の社員の例で説明します

2019年4月1日・・入社
2019年10月1日・・6カ月経過により10日の年休を付与しました。
この10日の年休の付与義務は・・2020年9月30日までに5日です。
2020年4月1日・・一律の基準日を設けて、この日に年休を11日付与することとしました。
この11日の年休の付与義務は2021年3月30日までに5日となります。

この場合、5日の付与義務に重複期間が生じていますよね。

これはどう扱えば良いのでしょうか?
この18月間で10日与えないといけないのでしょうか?

結論は、按分して良いことになっています。

具体的には、
2019年10月1日から2021年3月30まで18カ月
12か月:5日=18か月:X
→7.5日の付与義務

2019年10月1日から2021年3月30まで
18カ月の間に7.5日与えれば良いということになります

一律の基準日を設けるデメリット

デメリットと感じるかどうかは個人の価値観の問題ですが、
一般的にデメリットと考えられるものを列挙します。

・重複期間が生じ、その日数が入社日によって異なります
(入社日により付与義務の日数が異なります)。

・また、重複期間に端数が出ます。
半日単位の年休(×時間単位の年休)は、
付与義務の日数に入れても良いことになりましたが、
半日単位の年休を導入する予定はあるでしょうか?

・そもそも、年度の前半と後半で入社した人で
年次有給休暇の日数に格差が生じます
(4月1日に11日の人と10日の人がでます)。
あまりに、公平さを欠くのではないか?
中には入社1年未満で繰り越し分を含めて21日の年休を持つ人も出てきます

メリット

重複期間経過後は管理が簡単です。
付与義務の5日の管理に悩むことは少なくなるでしょう。

年に基準日を2回設けて、年次有給休暇を付与してはどうか?

それでは、上記のデメリットを避けるために
年に基準日を2回設けたらどうなるでしょうか?

例えば、4月1日、10月1日
に年2回の基準日を設けます。

4月1日~9月末日まで入社・・10月1日に10日
10月1日~3月末日までに入社・・4月1日に10日
後は、1年経過後ごとに、11日、12日、14日
・・としていくパターンですね。

メリット

この方法だと重複期間は生じません。
年1回の基準日には劣りますが、
管理も簡単でシンプルです。

何より、年1回の基準日に比べて不公平感は減ります。
入社数か月で21日(繰り越し分を含む)の年次救急休暇を
を取得するなんておかしな人も出てこなくなる。

デメリット

6カ月経過前に10日の付与をしないといけなくなります。

分割付与(上記の方法と組み合わせ)

上記の管理方法に加えて、

入社時に一定の日数の年次有給休暇を
与えてしまうパターンもあります(分割付与と言います)。

複雑になるので解説はしませんが、この場合もメリットとデメリットあります。

制度設計の際に考慮すべきこと

結局、どのように設計しても
何らかのデメリットが生じます。

会社の事情を考慮し何を重視したいのか
から考える必要があります。

デメリットと感じるか否かは会社の事情
や価値観によって全く変わってきます。

会社の現状をしっかりと把握し、
何が会社にとって困るのか?
何を大切にしたいのか?

まずは、そこから考えましょう。

そして、その次に、それに沿った制度形にするには
どのような制度設計(管理方法)にする必要があるかを考えましょう。

そもそも、今までも5日程度なら年休はきちんととれている場合

ほとんどの社員が5日程度の年休をとれているなら、
今までの方法でかまわないのではないでしょうか?
一部の社員のチェックだけすれば良いだけです。

年次有給休暇が全社的にとれていなかった場合

会社の価値観・事情によって変わってくるでしょう。
管理が面倒であっても年次有給休暇の日数を少なくしたいのか?
管理が面倒なのはもっと困るのか?

社員数によっても変わってくるでしょう

社員数が少なく管理が容易な場合
→入社6か月経過後に10日付与。そこから1年以内に5日。
そのような管理方法でかまわないのではないでしょうか?

新入社員によっても変わってくるでしょう

・新入社員の採用の多寡?
・入社月は集中しているか?
・新入社員の離職率は?

これらの事情によって制度設計は変わってきます。

例えば、「入社1年未満で社員が辞めていく」とお悩みの会社が
管理方法を楽にするために毎年4月1日に一律の基準日を設けて管理する
というのは現実的ないかもしれません。

現在、導入している制度によっても変わってきます

夏や年末年始など既に計画年休を導入しているか?

半日単位の年次有給休暇を導入しているか?

入社時に、年次有給休暇を分割して付与しているか(分割付与)?

今まで導入していたのであれば、それに合わせて制度設計をすることになるでしょう。

当社会保険労務士事務所が行っていること

最後に、当事務所が行っていることを
ご参考までに書かせていただきます。

どの会社にとってもベストという管理方法はありません。

今まで述べてきたとおりです。

自社にとってベストな制度設計のファーストステップは
どうしたいのか?(何が1番困るのか?)を明確にすることです。

これが間違えていると何をやっても無駄になります。

私はクライアント企業からご事情を
うかがいお話をまとめる事に最もお時間をかけます。

そして、いくつかのパターンをお示しして
その中からお選びいただきご意見を反映していきます。

なお、年次有給休暇は就業規則の絶対的記載事項です。
就業規則に記載しないといけませんが、

会社にぴったりの制度ということは
会社独自の制度です。

ひな型をそのまま使えるということはありませんので
きちんと文章化することが必要になります。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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