就業規則作成・変更後の手続き、及び運用等

新入社員への就業規則の説明会について

もう春になりましたね。

この時期は新入社員の入社の時季ですね。

それで就業規則の説明をする必要があるので
どのように説明をしたら良いですか?

そのようなご質問を受けます。

もちろん、業務としてご依頼いただければ、
当事務所も従業員の方への説明会を
行わせていただきます。

就業規則を使った新入社員研修に近いものになりますね。

外部の人間がお話をした方が良いことって
ありますからね。

ただ、就業規則を改定した際の就業規則の説明については
社内の方がご説明した方が良い結果につながっています。

就業規則を改定する場合には、
改定の理由・思いというのがありますよね。

その思いは外部の人間が説明するよりも
会社の方がご説明した方が伝わるからです。

やはり、経営者がご説明するのが1番です。

ただ、うまく説明できないことがあるでしょう。
言葉にならないこともあるかと思います。
誤解して伝わってしまっては逆効果です。

そこで、経営者の方と一緒に考えて
フォローさせていただくという形にしています。

やはり、良い説明の仕方と良くない
説明の仕方というのはありますからね。

話がそれてしまいました。

既にある就業規則を従業員(新入社員)
に説明する際のポイントについてお話をします。

会社の就業規則は会社が定めたルールであって
従業員はそれに従う義務があることを
伝えしてください。

そして、そもそもルールはなぜ必要か
というところからお話をしていくことが
必要だと思います。

説得力が違ってきます。

・就業規則は会社のルールであって、

・そのルールを破るとどうなるのか?

・困るのは誰なのか?

・結局、困るのは真面目に働いている従業員であって、
決して、会社側の都合のためにある
ルールではないこと

・真面目に働いている従業員を守るためにも
厳しめのルールは必要であること

・そして、ルールを破ると処罰の対象になること

当然、就業規則の条文の全てについて
それを行えることが必要です。

なぜ、規則(ルール)があるのか
会社が説明できないルールなど
誰が守ろうとするでしょうか?

そして、それらを雇用契約とは何か
という点とからめてご説明することが大切です。

つまり、従業員は労働力を提供すれば、
それで良いというものではないということを
お伝えする必要があります。

この辺りにご説明が社内の方では説得力を欠く
からか外部の専門家にご相談をするメリット
があるのでしょうね。

最後まで、お読みいただきありがとうございました。

就業規則の従業員説明会については
以下のページにまとめてあります。
就業規則の従業員説明会まとめ

関連記事
人手不足時代の問題社員対応と就業規則
新入社員への就業規則の説明会について
就業規則の従業員説明会とは何ですか?
新入社員へ就業規則を説明する際に最も大切なこと

「従業員に就業規則の見直しをうまく説明できません」

タイトルにあるようなお悩みの経営者はとても多いです。

もちろん、就業規則は会社が作成するものですので、
そして、その内容を従業員の皆様に周知すれば
法的にも有効になります。

従業員の代表者の意見を聞かないといけませんが、
従業員の同意は不要です。

なお、就業規則の見直しが労働条件の不利益変更になると
お話は変わってきます。

就業規則の不利益については以下の記事をお読みください。
従業員の労働条件を就業規則で従業員の不利益に変更することはできるのか?

しかし、仮に、就業規則の変更に
従業員の同意はいらなくても、

従業員の皆様の反発を受けることなく
説明したいという経営者の方は本当に多いです。

従業員の方にご説明する際には
「なぜ、そのルールがあるのか?」
「なぜ、必要なのか?」
についても従業員の方へ
ご説明することが重要です。

このブログで繰り返し書いている通りです。

従業員の方々にルールの必要性を認識してもらうことで、
ルールを押し付けられたものとしてではなく
自分のものとして考えていただくように
なってもらうことが会社にとっても1番です。

例えば、「基本的に45時間を超えて残業をしてはいけない」
ということにしたとします。

理由は会社ごとに違うでしょうが、
例えば、ある会社では以下のような理由
から45時間までとしたとします。

「36協定に特別条項をつけていないために
法律上45時間以上時間外労働をさせることができない」

この理由を従業員の皆様にきちんとご説明するのと、
単に「45時間を超えて残業をしてはいけない」
という結論だけをお伝えするのでは
大きな違いにならないでしょうか?

もし、このようなご説明を欠くとどうなるでしょうか?

「うちの会社は45時間までしか
残業代を支払いたくないらしい!」

そのようなメッセージが伝わってしまいます。

就業規則見直しの際に、
きちんとした説明があるのとないのでは
全く違ってきます。

ちょっと説明がうまくないかなと思うケースが多く
トラブルになってしまっていることが多いと感じます。

最後まで、お読みいただきありあがとうございました。

就業規則の周知とは ~就業規則をWEBで公開!?

当事務所のホームページには
「会社名+就業規則」で検索されて
お越しになる方がいらっしゃいます。

しかも、かなり多いです。

『〇〇株式会社就業規則』などです。

検索された会社の就業規則をご覧になりたい方が
どのような方かまでは私にはわかりません。

その会社に所属している社員の方かもしれません。

会社を辞められた方かもしれません。

これから入社をしたい方かもしれません。

しかし、いずれにせよ、会社の就業規則 は
インターネット
公開するものではありません。

WEB上で公開してはいけない
というわけではありませんが、

インターネット上での公開は
法律上求められてはいませんし、
また、そういう性質のものではありません

労働基準法106条では就業規則の周知の具体的な方法が定められています。

第106条)法令等の周知義務
使用者は、この法律及びこれに基づく命令の要旨、就業規則、第十八条第二項、第二十四条第一項ただし書、第三十二条の二第一項、第三十二条の三、第三十二条の四第一項、第三十二条の五第一項、第三十四条第二項ただし書、第三十六条第一項、第三十七条第三項、第三十八条の二第二項、第三十八条の三第一項並びに第三十九条第四項、第六項及び第七項ただし書に規定する協定並びに第三十八条の四第一項及び第五項に規定する決議を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によつて、労働者に周知させなければならない。

労働基準法106条を整理すると以下の通りです。

常時各作業場の見やすい場所へ掲示
常時各作業場の見やすい場所へ備え付けること
書面を交付
その他の厚生労働省令で定める方法

その他の厚生労働省令で定める方法とは、
「磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、
かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する」
こととお考えください。

ポイントは、上記のいずれかで良いのです。

会社に備え付けられていれば
それで周知しているといえます

従業員の皆様に1部づつお渡しする
のが1番だと思いますが、

法律上はそこまでも求められておりません。

従業員の方々に閲覧できる
ようにしておくことが必要なのであって、
また、それで足ります。

なぜなら、就業規則は会社と従業員の皆様
との契約書・ルールという位置づけだからです。

最後まで、お読みいただきありがとうございました。

関連記事
就業規則の従業員説明会とは何ですか?
従業員に就業規則の見直しをうまく説明できません

従業員の反発を受けず就業規則の変更の説明するには?

就業規則を変更・見直したりしたら
従業員へご説明しますよね。

その際に、従業員にどうご説明したら良いか?
とのご相談を受けることが多いです。

反発を受けずにスムーズに説明をしたい
という会社様はとても多いです。

そこで、今回はこのことについてお話をしたいと思います。

変更後の就業規則の内容をお伝えするのは当然ですが、
「なぜ?」就業規則を見直したのか
その理由も丁寧にご説明することが大切です

要するに、変更の理由ですね。

当たり前のことかもしれませんが、
本当に重要なことです。

以下の話は有名なのでご存知だと思います。

コピー機を先に使わせてほしいときに
「コピー機を使わせてください」と言うより、

「急いでいるので、コピー機を使わせてください」
といった方がコピー機を先に使わせてくれる
確率が増えるということです。

しかし、この話には続きがあることは
あまり知られていません。

コピー機を貸してほしい理由が単に
「コピー機を貸してほしいからです」であっても
貸してくれる率は上がるとのことです

「そんなバカな」と思われるかもしれません。
しかし、実験で結果が出ているそうです。

それぐらい、理由(なぜ?)は大切なのです。

さすがに、就業規則の変更の場合には、
理由が何でも良いというわけはありません。

コピー機を貸してもらうのとはわけが違います。

しかし、なぜ、変更を行う必要があるか?を
お伝えすることが重要である
ことに変わりありません。

就業規則の従業員説明会を行う際に
最も大切にしているのがこの理由です。

社員の皆様が制度を設けた際に激しい
反発を受けることがあります。

その理由は大きく分けて3つあります。

その一つが「納得ができない」なのです。

完全に納得していただくのは難しくても
丁寧に変更の理由を説明することで
「納得がいかない」という声は減ります。

物凄く当たり前のことを言っているかと
思われるかもしれませんが、

本当に重要なことです。

ただ、労働法は難しい(細かい)です。
誤解のないよう従業員の皆様にご説明を
行うのは難しい場合もあります。

説明の仕方がまずくて
本来であれば生じないトラブル
が生じることはります。

身近にいる労働法の専門家
にご相談してみてください。

最後まで、お読みいただきありがとうございました。

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就業規則の従業員説明会とは何ですか?
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新入社員へ就業規則を説明する際に最も大切なこと
人手不足時代の問題社員対応と就業規則

就業規則の従業員説明会とは何ですか?

就業規則は作成して労働基準監督署に提出しても
従業員に周知していなければ有効になりません。

就業規則をはじめとした会社規程は
会社のルールであり契約書です。

それを従業員に守ってもらうためには
周知が必要です。

退職金規程、賃金規程(給与規程)、
旅費規程、育児・介護休業規程
車両管理規程すべてに当てはまります。

もちろん、パートタイマー就業規則であろうと
嘱託就業規則だろうと
契約社員就業規則だろうと同じです。

従業員お一人お一人にお配りする。
事業所に備え付けておく。
ネットで見れるようにする。

いろいろ考えられますが、いずれにせよ、
「内容を理解していませんでした」
というのでは意味がありません。

そこで、従業員説明会を開催して
内容をきちんと説明することが
必要になってくるでしょう。

もちろん、お一人お一人と
お話をしても良いでしょうが、

従業員の方に集まっていただき説明会を
開催することも有効です。

これが就業規則の従業員説明会と呼ばれるものです。

裁判所もこの従業員説明会を重要視しているようです。

ただし、この説明会を開催したことをもって、
就業規則を不利益に変更した場合の同意に変える
というのは困難です。

不利益に変更した場合には、
同意書にサインしていただくことが必要です。

就業規則の従業員説明会については
以下のページにまとめてありますので
ご覧ください。↓↓↓
就業規則作成後のサービス ~就業規則の従業員説明会

なお、この就業規則の従業員説明会は
就業規則を使った研修に近いものになります。
以下の関連記事も合わせてお読みください。

最後まで、お読みいただきありがとうございました。

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新入社員への就業規則の説明会について
新入社員へ就業規則を説明する際に最も大切なこと
人手不足時代の問題社員対応と就業規則

新入社員へ就業規則を説明する際に最も大切なこと

 

 

 

 

 

就業規則の従業員説明会とは何か?については以下の記事をお読みください。
就業規則の従業員説明会とは何ですか?

この時期(春)は新入社員への就業規則説明会
のご相談が多い時期でした。

新入社員に対して行われる就業規則説明会は、
就業規則を使った研修に近いもの
になりますね!!

さて、就業規則の説明をする際に
1番大切なのは何でしょうか?

会社のルールがどうなっているかを
説明することでしょうか?

もちろん、それは大切です。

言うまでもないことだと思います。

しかし、もっと大切なのは
「なぜ、そのルールがあるのか?」
についてのご説明です。

「なぜ、そうしないといけないんですか?」
と聞かれた場合に、

「そういう決まりだから」
と言っていないでしょうか?

お金がかかるわけでもありません。

「なぜ、そのルールが必要なのか?」
について丁寧にご説明するように
してください。

そもそも、規則(ルール)があるのには
理由があるはずです。

それをご説明することで、どこか『他人事』
あったルールが自分事に変わります。

本当に大切なことです。

理由をきちんと説明するというのは
従業員の皆様との関係だけではありません。
全てに共通する最も大切な事です。

研究結果が出ているようです。
説明がどれだけ重要かについては以下の記事もお読みください。
従業員の反発を受けず就業規則の変更の説明するには?

しかし、「なぜ、この規則が必要なのか?」について
きちんととご説明するのは中々困難なようです。

また、「規則がなぜ必要なのか?」についての説明
に苦慮しているという方は以下の記事をお読みください。
ポイントについて書いておりますので
ヒントになると思っております。

新入社員への就業規則の説明会について

就業規則の従業員説明会については
以下のページにまとめてありますので
ご覧ください。↓↓↓↓
就業規則の従業員説明会まとめ

その他の関連記事
従業員に就業規則の見直しをうまく説明できません
就業規則の変更で社員の方が反発するのは3パターンです
就業規則の従業員説明会とは何ですか?

この記事及びリンクは社員の方に説明をするのに苦慮している1人でも多くの経営者・実務担当者の方にお読みいただきたいです。ぜひ、「いいね」をお願いします。

最後まで、お読みいただきありがとうございました。

就業規則を提出する際に必要になる従業員代表の意見書とは?

就業規則作成して労働基準監督署に届け出る際に
従業員の過半数代表者の意見書も
提出しないといけないことになっています。

この意見書について誤解してらっしゃる方が
多いようですのでご説明させていただきます。

意見書については、労働基準法90条に
就業規則の作成手続として規定があります。

労働基準法90条(作成の手続)
➀使用者は、就業規則の作成又は、変更について、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合にはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を組織する者の意見を聴かなければならない。
➁使用者は、前条の規定により届出[就業規則の届出]をなすについて、前項の意見を記した書面を添付しなければならない。

就業規則を作成、又は変更した際には、
従業員代表の「意見を記した書面」(労働基準法90条2項)を
添付して提出することが求められています。

これを一般的に「意見書」と呼ばれます。

ポイントは、従業員の「同意」が求められているわけではなく、
「意見を聴かなければならない」となっている点です。

つまり、従業員の代表者の意見書を添付した際に、

「反対します」
「ルールが厳しすぎます」
「退職金制度を設けてほしいです」

等の反対意見が書かれた意見書を提出したとしても
法的には問題はないということです。

労働基準監督署で受け付けてくれない
なんてことはありません。

法律で「意見を聴けばよい」となっていること
を不思議に思われる方が多いようです。

その理由は、そもそも、就業規則(会社のルール)は
会社が作成するものだからです。

労働基準法89条に就業規則の作成・届出義務の条文があります。
ご覧ください。

労働基準法89条(作成及び届出の義務)
使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。

作成しなければならない主語は使用者となっていますよね。

つまり、就業規則を作成・変更するのは会社であって、
その作成の手続として従業員の代表に意見を
聴かなければならないという流れになっているのです。

なお、就業規則は会社が作成するものですが、
その内容を従業員に不利益に変更する場合には
従業員の同意が必要になってくることがあります。

しかし、労働基準法には、就業規則を従業員の不利益に
変更してはいけないという条文はないので、
それは、最終的には民事の裁判で争う問題です。
就業規則の不利益変更については以下の記事を合わせてお読みください。
従業員の労働条件を就業規則で従業員の不利益に変更することはできるのか?
最後まで、お読みいただきありがとうございました。

関連記事
労働者の同意を得ても無効なこと
就業規則の従業員説明会とは何ですか?

就業規則の届出義務〜なぜ労働基準監督署へ提出する必要があるのか?

なぜ、就業規則は労働基準監督署に届出義務
があるのでしょうか?

従業員が10人以上になったら、
就業規則を作成して労働基準監督署への提出する義務
が労働基準法89条で定められています。

この条文があるがゆえに、
何となく就業規則というものは
「義務」のために仕方なく作成するものだと
思ってしまう会社が多いように感じています。

しかし、就業規則は決して義務だから
仕方なく作成するものではありません。

少なくても、当事務所のご依頼いただく会社には
そのような理由から作成したいという会社は
1社たりともありません。

この労働基準法89条が
作成された理由について
考えてみたいと思います。

常時使用する従業員が
10人以上になったら

様々な労使トラブル・労務トラブルが
生じ始める頃です。

人間は価値観が違います。

遅刻一つとっても認識が違っています。

「1分程度遅刻したからといって
会社の業務に差し支えることがありますか?」

中には、そのような認識の方もいます。

(実際に、そのようなことを会社に対して
言ってしまう方はほとんどいないでしょうが)

したがって、トラブルを避けるためには
就業規則(会社の明確なルール)が必要です。

そのような趣旨から就業規則を作成して
届け出なければならないとなっているのです。

そう考えると、会社のことも思って
設けられた条文ではないでしょうか?

少なくても、私はそのように考えています。

そもそも、「従業員とのトラブルを避ける」
というのは会社にとって利益こそ
あれ不利益はないはずです。

例えば、車を乗る時のシートベルトを
考えてください。

確かに、シートベルトをしめることは
法律で義務付けられておりますが、

車を乗る人のためを思ってのことではないですか?

それと同じだと私は考えています。

この「トラブルを避ける」というのは現代において
ますます重要になってきたということです。

従来は、10人だったかもしれません。

しかし、時代が変わりました。
価値観が多様化しています。
会社のルールは明確にしておくこと
が益々必要になってきていると思います。

時代が変わったというのは、
長年、会社経営をしている方であれば、
痛感しているのではないでしょうか?

現在は、従業員を一人でも雇用したら
きちんと会社のルールを明確にしておくことが
トラブル回避のために必要な時代になったと思います。

最後まで、お読みいただきありがとうございました。

就業規則は運用が大切です

私のブログをお読みいただいてくださってる方は
就業規則が会社をトラブルから守る数少ない武器の一つ
だということはご理解いただいていることと思います。

では、自社で就業規則を作成しよう!

そう決意した場合。

自社で作成する場合、どこかの雛形を
多少変えて使用することが多いと思います。

このこと自体には問題はありません。

しかし、覚えておいて欲しいことがあります。

当たり前の話ですが、
就業規則には1条1条に意味があります。

その意味をご理解していない場合。

せっかく頑張って作った就業規則の効果も
半減してしまいます。

たとえば、以下の規定例に挙げて説明します。

第○条「 会社の従業員以外の者を会社に入れて
会議室を使用する場合には2週間前までに
会社に申請して許可をえなければならない」

仮に、御社の就業規則にこんな規定があったとします。

この規定が意味することは?

何のための規定なのか?

これをご理解していない場合。

せっかく存在しているこの規定の意味が
なくなってしまいます。

実は、この規定はユニオン(合同労組)対策の規定です。

なぜ、この規定がユニオン対策になるかは省略しますが、
せっかく御社の就業規則にある規定も、
その使い方を知らないと意味がありません。

せっかく存在している規定(武器)の意味が
なくなってしまいます。

「 全ての規定 」の「 全ての語句 」
には意味があります。

逆に言うと、そのような就業規則を
作成する必要があります。

自社で作成する場合には、
1条1条にまでこだわって
意味・目的・効果を理解した上で
作成してください。

そして、それに従ってきちんと運用(使用)する
ことがとっても大切です。

しかし、条文の意味・目的を理解していなければ、
運用することもできません。

なお、先ほどの規定例は正確に書くと
だいぶ違う規定になります。

理由があってわざと、
規定をぼやかしてあります。

最後までお読みいただきありがとうございました。